Forretningsorden for Mølleåens Golf Klub

1. Bestyrelsen
Snarest muligt efter hvert års ordinære generalforsamling afholdes bestyrelsesmøde til konstituering af næstformand, formænd for de faste udvalg og mødereferent. Bestyrelsen kan også udpege klubmanager til formand for et eller flere af de faste udvalg samt til referent. I særlige tilfælde kan bestyrelsen udpege en formand for et fast udvalg eller mødereferenten blandt medlemmer af klubben uden for bestyrelsens kreds.
Bestyrelsen forestår ledelsen af klubben. Bestyrelsen ansætter en klubmanager, som er ansvarlig overfor bestyrelsen for den daglige ledelse og drift af klubben, herunder for klubbens økonomiske forvaltning og personale. Bestyrelsen fastlægger i klubmanagers stillingsbeskrivelse dennes ansvarsområder og kan udarbejde et kommissorium til nærmere beskrivelse af klubmanagers opgaver og kompetence.
Bestyrelsen udarbejder bemyndigelser inden for hvilke klubmanager kan disponere, eventuelt i form af en skriftlig instruks. Bemyndigelserne/instruksen vurderes én gang om året af bestyrelsen.
Bestyrelsen fastsætter målsætninger og strategiplaner for klubbens udvikling og fastlægger klubbens overordnede politikker.
Bestyrelsen fastsætter klubbens organisations- og ledelsesstruktur inden for rammerne af klubbens love og nedsætter faste udvalg og eventuelle ad hoc- og projektudvalg, som i henhold til kommissorier godkendt af bestyrelsen arbejder med målsætninger og strategiplaner med reference til bestyrelsen og udfører drifts-og daglige ledelsesopgaver i nærmere fastsat omfang inden for rammerne af deres kommissorier med reference til klubmanager. Bestyrelsen har p.t. nedsat følgende udvalg: Økonomiudvalget, Baneudvalget, Regeludvalget, Turneringsudvalget, Kommunikationsudvalget, Sportsudvalget, Etikudvalget, Husudvalget, PR & Sponsorudvalget samt Medlems- & Begynderudvalget.
Bestyrelsen drøfter forsvarligheden og hensigtsmæssigheden af ledelsesstrukturen mindst én gang om året.
Bestyrelsen påser, at klubbens kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt i forhold til driften.
Bestyrelsen følger løbende klubbens drift og sammenholder de realiserede resultater med foreliggende budgetter – drifts-, likviditets-, investerings- og andre relevante budgetter.
Bestyrelsen påser, at bogføring, formueforvaltning og forretningsgange er tilfredsstillende og kontrolleres på en efter klubbens forhold tilfredsstillende måde.
Bestyrelsen fastsætter retningslinjer for omfanget af og formen for regnskabsmæssig og anden rapportering til bestyrelsen. Bestyrelsen kan forlange alle yderligere oplysninger, den finder fornødne, til belysning af klubbens stilling eller til behandling af konkrete sager.
Bestyrelsen kan fastsætte nærmere bestemmelser for revisors arbejde ud over de pligter, der påhviler revisor som valgt af generalforsamlingen til at revidere årsrapporten.

2. Formand og næstformand
Bestyrelsens formand repræsenterer bestyrelsen udadtil og indadtil. Formanden skal tillige bl.a. påse (eller skal påse, at næstformanden eller formanden for økonomiudvalget påser:
at alle formaliteter, der kræves i lovgivning og klubbens love overholdes, herunder at der betales A-skat m.v. og moms efter gældende regler, og at der føres et betryggende bogholderi og regnskabsvæsen, samt at værdipapirer, lånedokumenter og dokumenter om sikkerhedsstillelser opbevares fuldt forsvarligt,
at den øvrige bestyrelse bliver orienteret om alle forhold af væsentlig betydning for klubben, som er indtruffet siden sidste bestyrelsesmøde,
at alle beslutninger, som bestyrelsen har truffet mellem bestyrelsesmøder, bliver protokolleret,
at der udarbejdes en forsikringspolitik til bestyrelsens godkendelse, og at der én gang årligt fremlægges en redegørelse for, hvorledes forsikringsdækning er tilvejebragt i overensstemmelse med den godkendte politik,
at der løbende foretages vejledning af samt sparring og tilsyn med klubmanager,
at der sker ansættelse eller afskedigelse, af klubmanager.
at der sker en regulering af gager, pensioner m.v. i henhold til indgåede kontrakter i samråd med bestyrelsen, og at der holdes medarbejderudviklingssamtaler med personalet,
at der udarbejdes budgetter for det kommende år i muligt omfang inden udgangen af det foregående år, og
at der fremlægges udkast til årsrapport med revisionspåtegning for bestyrelsen senest 3 uger før den ordinære generalforsamling, som er i overensstemmelse med årsregnskabsloven (medmindre andet er udtrykkelig anført), og som giver et retvisende billede af klubbens aktiver og passiver, dets økonomiske stilling og resultat med henblik på bestyrelsens godkendelse og underskrift på regnskabsbestyrelsesmødet før den ordinære generalforsamling.
I formandens fravær udøver næstformanden de beføjelser, som i denne forretningsorden er tillagt formanden.

3. Bestyrelsesmøder
Bestyrelsen afholder møder efter behov, og i øvrigt når formanden finder det nødvendigt, eller det begæres af et bestyrelsesmedlem eller af en revisor.
Bestyrelsens møder afholdes efter formandens bestemmelse i klubbens lokaler eller et andet af formanden angivet sted.
Hvis bestyrelsen måtte beslutte det, kan bestyrelsens møder afholdes ved anvendelse af elektroniske medier i det omfang, dette er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv.
Ved forudgående bestyrelsesbeslutning kan bestyrelsen træffe beslutning om, at visse nærmere afgrænsede bestyrelsesanliggender kan behandles skriftligt, i det omfang det er foreneligt med emnernes karakter. Bestyrelsens beslutning skal fremgå af bestyrelsesprotokollen.
Formanden indkalder og leder bestyrelsens møder.
Indkaldelsen – med angivelse af dagsordenen for mødet – skal almindeligvis ske [skriftligt/elektronisk] med mindst otte dages varsel til alle bestyrelsesmedlemmer. Indkaldelse skal ske til de e-mailadresser, som hvert medlem er pligtig til at sørge for, at samtlige øvrige bestyrelsesmedlemmer og sekretariatet til enhver tid er i besiddelse af. Så vidt muligt skal eventuelt bilagsmateriale udsendes samtidig til bestyrelsens medlemmer ved elektronisk post, således at det er disse i hænde én weekend før mødets afholdelse.
Dagsordenen for de ordinære møder skal normalt indeholde følgende punkter:
Referat af sidste møde
Drift / Orientering
Strategi / Beslutning
Eventuelt
Næste møde

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af samtlige bestyrelsesmedlemmer er til stede, herunder formanden eller næstformanden.
Beslutninger i bestyrelsen vedtages med simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens, men ikke næstformandens, stemme afgørende.
Bestyrelsen må ikke træffe beslutning, uden at samtlige bestyrelsesmedlemmer så vidt muligt har haft adgang til at deltage i sagens behandling eller har modtaget orientering om sagen.

Klubbens revisor kan på begæring af et bestyrelsesmedlem deltage i bestyrelsesmøder.
Bestyrelsen træffer i øvrigt beslutning om, hvilke personer, der kan deltage i møderne, ud over bestyrelsesmedlemmerne.
Et bestyrelsesmedlem er forpligtet til ikke over for nogen at røbe, hvad han/hun under udøvelsen af sit hverv har fået kundskab om, medmindre der efter sagens natur er tale om forhold, der skal bringes til tredjemands kundskab. Tavshedspligten er også gældende, efter at et bestyrelsesmedlem er fratrådt. I praksis forvaltes hemmeligholdelsesforpligtelsen derved, at bestyrelsen i forbindelse med udarbejdelsen af referatet af et bestyrelsesmøde beslutter, hvilke dele af referatet der er personfølsomt, eller som af andre særlige grunde ikke egner sig til at blive delt med medlemmerne og andre via hjemmesiden. Disse dele af referatet skrives med rødt og må ikke fremgå af det referat, som lægges på hjemmesiden. De oplysninger, som er skrevet med rødt i referatet, er således tavshedsbelagte, medens de øvrige oplysninger kan deles med medlemmerne, når bestyrelsen har godkendt referatet. Formanden sørger for, at bestyrelsens fortrolige referater ved sekretariatets foranstaltning opbevares i en betryggende elektronisk form.
Andre deltagere i bestyrelsesmøder er tilsvarende forpligtet til ikke over for nogen at røbe, hvad de ved deltagelse i bestyrelsens møder og arbejde har fået kundskab om og til på bestyrelsens anmodning i givet fald at tilbagelevere alt modtaget materiale.
Umiddelbart efter hvert møde udarbejder mødereferenten et udkast til referat, hvor personfølsomme oplysninger er markeret med rød tekst. Referatet sendes til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse. Efter bestyrelsens godkendelse af referatet, lægges det på hjemmesiden efter bortredigering af den røde tekst. Det tilstræbes, at referater af bestyrelsens møder lægges på hjemmesiden inden for en uge fra mødets afholdelse.
Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i en truffet beslutning, har ret til at få sin mening ført til protokollen.

4. Habilitet – vederlag

Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af spørgsmål om aftale mellem klubben og den pågældende selv eller om søgsmål mod den pågældende selv. Det samme gælder spørgsmål om aftale mellem klubben og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis den pågældende har en interesse deri, der kan være stridende mod klubbens.
Bestyrelsen skal godkende aftaler mellem klubben og et bestyrelsesmedlem og aftaler mellem klubben og tredjemand, hvori et bestyrelsesmedlem har en særlig interesse.
Bestyrelses- og udvalgsmedlemmer og deres nære pårørende må ikke modtage vederlag for arbejde for klubben, medmindre bestyrelsen i særlige tilfælde enstemmigt har besluttet at godkende dette.

5. Ikrafttræden

Denne forretningsorden, som er trådt i kraft ved dens underskrift, kan til enhver tid ændres af bestyrelsen.

Således vedtaget af Bestyrelsen den 28. juni 2021